Penerapan SOP dalam Bisnis UMKM
Saat memulai usaha biasanya pelaku usaha mikro hanya mempekerjakan diri sendiri. Ibarat panglima tanpa pasukan ia berperan sebagai pemilik, direktur utama, direktur keuangan, staf logistik, sampai tukang bersih-bersih. Seiring berkembangnya usaha pemilik mulai merekrut beberapa tenaga kerja. Meskipun sudah punya staf, namun pengelolaan masih banyak diurus oleh pemilik usaha, seperti urusan keuangan, perjanjian kerjasama, pengendalian kualitas, dll.
Jenjang karir bagi pelaku usaha selanjutnya adakah mengembangkan usaha yang punya sistem dan punya pengelola. Pekerjaan pengelolaan dan strategi jangka pendek sudah didelegasikan kepada pengelola, karena sudah ada sistem tata laksana yang jelas. Sehingga pemilik berfungsi sebagai pemilik sejati, yaitu hanya melakukan hal-hal strategis, seperti berjejaring, negosiasi, serta membuka dan menangkap peluang pengembangan usaha yang lebih besar.
Dalam tahapan proses membangun bisnis bersistem ini maka diperlukan manajemen bisnis yang bagus dari semua sisi, terutama dengan penerapan Standard Operating Procedure (SOP) yang akan mengatur kelancaran kegiatan operasional sebuah usaha.
Standard Operating Procedure (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis. Dengan adanya sistem manual standar atau (SOP) diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan oleh pelaku UMKM.
Penerapan SOP bagi UMKM bertujuan untuk menjaga kualitas produk dan menjamin hasil suatu pekerjaan tetap sama walaupun dikerjakan oleh orang yang berbeda. Penerapan SOP juga sebagai dasar bagi pelaku UMKM untuk melakukan perbaikan terus-menerus, memperjelas peran dan tanggungjawab tiap-tiap posisi/pegawai serrta terhindarnya dari keraguan dan kesalahan. Dengan peneraan SOP ini maka usaha mudah berkembang dan potensi pendapatan UMKM bisa lebih besar.
Penyusunan SOP pada dasarnya diperlukan sebelum suatu pekerjaan dilakukan. Dengan adanya SOP ini maka dapat digunakan untuk menilai apakah pekerjaan sudah dilakukan dengan baik atau tidak. Dalam penerapannya bisa saja dilakukan revisi SOP jika ada perubahan langkah kerja dalam operasional usaha. Dalam penyusunan SOP, ada beberapa tahap yang harus dilalui, meliputi
- Mengenali Bisnis. Mempelajari terlebih dahulu jenis bisnis usaha perusahaan yang akan dibuat SOP-nya, dan mencariri informasi sejelas dan selengkap mungkin.
- Survei. Melakukan survei lokasi yang akan disiapkan sistemnya. Bila diperlukan dilakukan interview.
- Daftar Kebutuhan. Melakukan identifikasi semua peralatan, hardware dan software (bila ada), dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
- Cost. Melakukan penghitungan biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan.
- Pilih Sistem Terbaik Yang Akan Dikembangkan. Melakukan pemilihan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendri dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
- Draft SOP. Menyiapkan dan menyusun draft SOP, melakukan pembahasan dengan team terkait, melakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft iini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas di atas termasuk testing (trial and error).
- Persetujuan. Meminta persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan.
Langkah selajunjutnya adalah mengimplementasikan SOP yang telah disetujui dengan memberikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan sistem tersebut. Biasanya SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasi perlu dilakukan review atas SOP tersebut minimal 1 (satu) tahun ataupun kurang mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang dapat menggangu operasional usaha. Kesuksesan Perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, diantaranya support semua bidang atau departemen, komitment pimpinan Perusahaan dan SOP dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu. Selamat naik kelas dengan penerapan SOP dalam bisnis.
